Как правильно планировать свой день, чтобы все успевать

все успевать

Порой может показаться, что мы живем среди продуктивных личностей, которые не так давно решили пойти на тренинг «Тайм-менеджмент для гениев» и осознали, как все успеть, а ты в это время только заполнял делами ежедневник.

И теперь только и остается, как хлопать ресницами и растеряться при вопросе: «Как все успевать?» Некоторые постоянно гуглят и ищут ответ на этот вопрос. Наверняка все сталкивались с такой проблемой. Не многим удается все успевать. Некоторые буквально «тонут» в заданиях по работе, не дают себе отдыхать, а потом просто-напросто выгорают.

Планируйте день заранее

Если вы хотите много успевать, но вы не обладаете каким-то четким планом, у вас не прописаны четкие задачи на день. Поэтому у мозга возникает прострация. Он не понимает, что нужно делать, за что в первую очередь хвататься. Вы просто, словно стоите перед кучей задач и думаете, как все успеть.

И мозг решает: «Давай сначала выпьем чайку, а затем что-нибудь с этим делом придумаем. Выпил чай? А соцсети? Посидел минутку? А у коллег помощи просил? Давай выполним какую-нибудь маленькую задачу, а то на меня уже накатила усталость». Мозг, как вы уже поняли – очень ленивый орган.

Чтобы не происходило такого, обязательно планируйте день за какое-то время, в особенности тогда, когда требуется успеть много чего. Именно план позволяет не тормозить перед кипой дел, а вычленить из этой кипы несколько важных и начинать их делать. Тем самым, получится так, что за день вы устанете, но это будет приятная усталость, так как вы выполнили много задач. И потом вы уже будете хорошо ориентироваться в списке дел.

Как правильно планировать свой день, чтобы все успевать

Составьте список задач

Чтобы успевать все вовремя и осознать, как же грамотно распределить собственное время, вовсе необязательно делать точное расписание дня. Хватит и списка задач. С его помощью вы сможете вычленить главные задачи, то есть те, которым нужно уделить повышенное внимание. Как вы думаете, в чем заключается главная задача такого списка? Правильный ответ – разгружать мозг. По этой причине нужно записывать все, даже то, что вам нужно купить, только в этом случае списки будут работать. Об этом в своих книгах писал еще Дэвид Аллен, который был автором теории Держи Дела Сделанными.

Не стоит работать в темпе многозадачности

Вы, скорее всего, уже наслышаны относительно того, как вредна многозадачность, в особенности, если вам требуется переделать много задач за один день. Дело в том, что многозадачность вредна, так желательно в процессе работы не отвлекаться. Даже если вы прочитаете уведомление в своем смартфоне, вы уже выпадете из рабочего состояния. А чтобы восстановиться, придется потратить минут 15, не меньше. По этой причине многозадачность – это не очень хорошо.

Даже не пытайтесь делать много дел одновременно. У вас не получится смотреть лекцию и при этом трудиться над рабочей презентацией. В результате получится так, что лекция будет просто шумом, а на презентацию вы потратите часа три, хотя можно было сделать ее и за один час. К сожалению, так ресурсы расходовать нерационально. Если вы будете делать все грамотно, то есть уделять внимание только одной задаче, а потом уже другой, у вас останется больше времени на отдых.

Хронофаги

Хронофаг – это пожиратель времени. Это те дела, которые вы делаете, но они не способны принести вам никакой пользы и даже радости. Зачастую к хронофагам можно отнести социальные сети. Если у вас появилась негативная привычка сразу же после просыпания сидеть в социальных сетях и читать новости, то вы наверняка знаете, что в социальных сетях можно просидеть много времени.

Как нужно поступать? Установите таймер на 10 минут и спокойно читайте новости. Когда прозвенит звонок, выключите социальные сети. Мозг ленив. И ему проще тратить время на хронофаги, чем придумать, как поступить с той или иной задачей. Когда вы будете продумывать действия наперед, у мозга появляется напоминание, что нужно сделать то и то.

Разбивайте большие дела на маленькие

Очень большая ошибка, когда вы будете пытаться организовать свое время, чтобы все успеть – это планирование глобальных целей: закончить проект, написать статью, сделать презентацию. Если ставить столь далекие цели, мозг будет видеть только далекие и непонятные результаты, а не конкретные действия, которые приведут к заветным целям. Данные действия нужно обязательно продумать. Списки удобны, прежде всего, для нашего мозга. Создайте список дел, которые займут у вас по полчаса времени. И вы в результате придете к конечному результату.

Вы должны делать перерывы

Наверняка этот совет как-то неожиданно выглядит в статье о том, как все успевать. Но мозгу нужны небольшие перерывы, при этом они должны быть частыми. Только благодаря перерывам вам будет легче сосредотачиваться. Также в качестве перерыва может послужить просто смена деятельности.

Если вы трудитесь за компьютером, то пройдитесь, сделайте зарядку, можете вынуть белье из машинки, приготовить что-нибудь. Если во время перерыва вы сидите в социальных сетях, то это трудно назвать отдыхом. Дело в том, что мозг воспринимает это за работу и не может как следует разгрузиться. Поэтому продолжаете вы работу уставшим. Не стоит допускать, чтобы перерыв длился долго. Поставьте таймер на 5-10 минут. Этого будет достаточно.

Старайтесь не отвлекаться

Даже если вы отвлечетесь на мгновение, это выбьет вас из состояния сосредоточенности, а это означает, что успеете вы сделать меньше, чем могли бы. В качестве отвлекающих факторов могут быть: разговоры, музыка, уведомления из социальных сетей, шум, звонок телефона – исключите все, на что вы в силах повлиять.

Вы можете трудиться в публичных местах

К примеру, коворкинги, кафе, а также библиотеки, то есть нужно выбрать место, где одновременно трудятся сосредоточенно большое количество людей. Это работает. Дело в том, что человек в таких условиях, если не будет работать, то будет испытывать так называемый социальный стыд.

Если задача занимает меньше 5 минут – приступите к ее выполнению сейчас.

Например, поздравьте маму с Днем Рождения по телефону, запишитесь к врачу, вымойте после себя тарелки, повесьте одежду после глажки в шкаф, уберитесь на столе.

Преимущества такого подхода:

  • Вы не будете держать в голове, что вам требуется сделать.
  • Сразу же у вас выработается дофамин: небольшое дело вы уже сделали, небольшую цель достигли. Мозг нуждается еще в дофамине. Это говорит о том, что он готов поработать.
  • Будете чувствовать себя работоспособнее и насладитесь плодами сделанного, к примеру, чистым столом.

Сделайте «день доделок»

Как многое успевать? Суть этого метода заключается в том, что задачи, которые вы не смогли сделать в течение дня, откладываются на воскресенье, а когда приходит этот день – вы целый день посвящаете их выполнению. К примеру, за целую неделю у вас не было свободной минутки, поэтому вы не купили новые джинсы, не смогли доделать отчет, а также придумать, что подарить близким на Новый Год. Как раз для таких задач у вас будет целый день.

Как правильно планировать свой день, чтобы все успевать

Перестаньте страдать от перфекционизма

Само собой, нет ничего такого, что люди стремятся к совершенству. Но правда заключается только в том, что такого состояния нет. Вы можете взять любую задачу и привести ее к идеалу, но другой  человек может ее продумать еще лучше. Идеалы недостижимы, так как можно сделать еще лучше.

Только некоторые дела нужно делать на пределе собственных сил, но большую часть дел можно делать на 80% усилий. Окружение, скорее всего, этого не заметит, так как они не стремятся к идеалам. Для них эти 80% означают все 100%.

Старайтесь соблюдать границы

Зачастую мы можем сделать несколько больше. А причина, почему мы так не делаем, заключается в том, что мы не можем отказать людям в помощи. Вы можете тратить большую часть своего свободного времени на чужие дела. Вы наверняка делаете работу, которая не относится к вашей квалификации. Порой вы отвечаете на звонки родственников, хотя вы их предупредили, что не нужно отвлекать вас от работы. Все это говорит о том, что вы не умеете сказать «нет», а также не умеете отстаивать свои личные границы. Учитесь вежливо говорить «нет», иначе вам могут «сесть на голову».

Сделайте рабочее пространство более комфортным.

На нем не должно быть каких-то лишних  вещей. Открытыми должны быть только те вкладки на компьютере, которые вам требуются для работы. Так будет гораздо приятнее работать. Беспорядок – это ловушка. Вы будете постоянно что-то искать. И можете так увлечься, что начнете чистить рабочий стол от ненужных папок. Конечно, начинание хорошее, но оно сожрет много вашего времени.

 

Оцените статью